Arca Evolution
ARCA Evolution è la soluzione gestionale per
aziende che gestiscono una
elevata quantita' di informazioni imputate da
parte di un numero di operatori spesso cospicuo. La necessita'
di aggregare ed analizzare tali informazioni ha spesso finalita' di supporto
alle decisioni e conduce alla necessita' di operare con un
database
estremamente affidabile e di facile utilizzo.
La capacita' di gestire funzionalita' di data warehouse,
la
scalabilita' verso architetture più complesserappresentano
componenti indispensabili per la realizzazione di un sistema
informativo affidabile per aziende di media grande dimensione.
ARCA Evolution è stato uno tra i primi software
nel mercato italiano ad
ottenere il riconoscimento di "Certified for Windows Vista",
ulteriore testimonianza della solidità ed innovazione della
soluzione di Artel Software House.
Caratteristiche Funzionali
1. Controllo di gestione
Controllo di gestione significa governo di tutte le informazioni
aziendali, che devono essere integrate, complete, corrette e
tempestive, al fine di supportare le decisioni aziendali strategiche
ed operative. La totalita' dei processi aziendali deve poter essere
sottoposta ad un controllo del tipo definizione degli obiettivi a'
verifica dei risultati a' impostazione delle azioni correttive e dei
piani di miglioramento.
I concetti chiave di tale strumento sono
1 Budgeting
2 Costing (riferito alle informazione di carattere industriale)
3 Reporting
2. Area Amministrativa
Nell'Area amministrativa vengono comprese tutte quelle funzionalita'
di programma che consentono all'azienda di adempiere agli obblighi
fiscali e contabili previsti dalla legge e dai regolamenti europei,
quali
- contabilita' ordinaria
- contabilita' IVA
- contabilita' clienti
- contabilita' fornitori
- contabilita' dei soggetti professionisti ed agenti
- gestione intracomunitaria
- ammortamenti
- bilanci riclassificati ed indicatori di performance
- contabilita' analitica
- flusso di tesoreria.
3. Area Commerciale
L'area commerciale di ARCA Evolution ha lo scopo di gestire tutte le
attivita' aziendali che hanno come controparte il cliente acquisito
o potenziale
- Gestione dei contatti, visite, appuntamenti attraverso strumenti
con caratteristiche di flessibilita' e facilita' di impiego
(Microsoft Outlook®);
- Gestione delle offerte guidate, al fine di rendere più semplice e
proceduralizzata tale attivita';
- Acquisizione degli ordini dei vari agenti via internet;
- Utilizzo di strumenti di configurazione dei prodotti finiti, da
considerare nei preventivi, offerte, ordini.
- Possibilita' di configurare varie tipologie di documenti (Offerte,
preventivi, ordini, conferme d'ordine, DDT, fattura)
- Controllo del fido ed eventuale blocco automatico dei documenti
e/o del cliente.
4. Area Acquisti
La gestione degli acquisti consente di operare con efficacia,
tempestivita' e flessibilita' sui documenti che governano gli
approvvigionamenti sia di materiale che di servizi. Il programma e'
in grado di consentire la supervisione di tutti i processi che fanno
parte dell'area acquisti, creando di fatto i presupposti per un'attivita'
costante di programmazione dei fabbisogni e di controllo dei
consuntivi.
Scopi fondamentali di tale area sono i seguenti:
• analisi in tempo reale della disponibilita' e giacenza dei
prodotti e del portafoglio ordini in essere
• tracciabilita' dei lotti di acquisto
• pianificazione degli approvvigionamenti di materiali e servizi
• possibilita' di acquisire dei listini fornitori direttamente da
file
• gestione di più tipologie configurabili di documento
• definizione dei blocchi gestionali.
5. Logistica e Magazzini
Nella gestione della Logistica e Magazzini di ARCA Evolution, sono
presenti tutte quelle funzionalita' relative alla movimentazione dei
magazzini dell'azienda che possono essere gestiti in numero
illimitato (centrali, periferici, c/lavoro, esterni, c/deposito,
c/visione, reparti).
- gestione magazzini con ubicazione
- carichi a quantita' e valore dei padri/componenti
- scarichi a quantita' e valore dei padri/componenti
- rettifiche inventariali
- trasferimenti anche relativi a magazzini interni dei
padri/componenti
A tutte le tipologie di movimento sopra riportate possono seguire,
nell'operativita' quotidiana, un insieme di movimenti automatizzati,
scaturiti da documenti aziendali ben precisi. E' prevista la
gestione del magazzino con lettori di codici a barre, con
automatizzata la procedura di creazione automatica dei codici EAN
dell'articolo selezionato. E' possibile inoltre movimentare
l'articolo con codici alternativi diversi, riferiti a specifici
clienti/fornitori, o con codici alias di più facile memorizzazione.
I magazzini ricoprono un ruolo fondamentale nel flusso operativo
aziendale la loro centralita' e' dovuta al fatto che gli stessi
devono essere aggiornati (movimenti, rettifiche, impegni, ordini) ad
ogni documento aziendale registrato. In base alla modalita' con cui
tale documento e' stato configurato, si possono sviluppare le
analisi gestionali di pianificazione e statistiche.
6. Produzione
Il processo produttivo ed il prodotto da realizzare rappresentano
entita' strettamente correlate l'obiettivo e' quello di realizzare,
nei tempi e modi determinati dai fabbisogni indipendenti, quanto
richiesto dai clienti.
Nella maggior parte dei casi il flusso di produzione che l'azienda
deve gestire e' molto complesso. Sono infatti coinvolte in tale
processo molte attivita' che tengono in considerazione diversi
aspetti tecnici, quali ingegneria del prodotto, tecnologia,
modalita' di programmazione della produzione della logistica,
coinvolgendo materiali, manodopera, macchine, tempi e costi.
Le attivita' del processo produttivo che possono essere affrontate
con il modulo di Produzione sono
- Le distinte basi e le schede ciclo impostate con il modello
tecnico predispongono un range di possibilita' che verranno
selezionate durante il dialogo di configurazione dei documenti
commerciali
- Generazione dei Master Production Scheduling (MPS) ed elaborazione
degli stessi attraverso il Material Requirement Planning (MRP) che
determina i fabbisogni e propone gli ordini ad ogni livello di
distinta
- Analisi dei tempi di lavorazione necessari (CRP Capacity Resourse
Planning) e rilevazione automatizzata dei consuntivi .
Piattaforma
Gestionale
Con ARCA Evolution si mettono le basi di un solido e completo progetto
gestionale che garantisce la scalabilita' necessaria per la crescita
dell'azienda. Le strutture tecnologiche permettono infatti di ampliare
ed implementare a qualsiasi livello nuovo procedure gestionali, rispettando
i criteri di progettazione e sicurezza offerti dalla soluzione standard.
Un progetto facilmente adattabile
Una delle tipiche problematiche affidate ad un responsabile dei sistemi
informativi di un'azienda, riguarda la possibilita' di ampliare,
modificare, integrare nuove applicazioni con le procedure gestionali.
In tal senso, l'esperienza più che decennale di Artel nel produrre
applicazioni parametriche e ingegnerizzate per eventuali ampliamenti,
rappresenta un solida e comprovata competenza in materia.
ARCA Evolution, puo' essere infatti adottato anche da strutture di
sviluppo software indipendenti (ISV), per produrre vere e proprie personalizzazioni
o verticalizzazioni, salvaguardando la solidita' e la sicurezza delle
componenti standard prodotte da Artel.
Il riutilizzo di regole applicative residenti
sul server
L'architettura nativa Client/Server del progetto, permette di riutilizzare
con totale sicurezza le regole applicative gestionali presenti nel database
server . Questa caratteristica offre innumerevoli vantaggi: ad esempio,
nello sviluppo di verticalizzazioni si possono richiamare le regole gestionali
presenti nel server gestendo i soli parametri richiesti per attivarle.
Questo consente di ridurre drasticamente i tempi di sviluppo e di aumentare
il livello di sicurezza della logica applicativa, non essendo necessario
replicare le regole sui diversi client. Risulta quindi semplice realizzare
diverse interfacce client per i più diffusi ambienti (Windows, Web, Java
ecc)..
Caratteristiche
ARCA Evolution per Microsoft SQL Server e' stato progettato e sviluppato
in funzione delle caratteristiche del database Microsoft, acquisendo dunque
la definizione di Server Based nativo.
La logica applicativa viene interamente centralizzata sul server, al fine
di garantire
- elevata sicurezza ed integrita' logico-applicativa (oltre che relazionale)
delle informazioni gestite.
- assoluta indipendenza dai client.
Si parla dunque di applicazioni che operano in forma nativa sul database
server, noto come una tecnologia estremamente affidabile e a lungo ciclo
di vita.
La notevole mole di informazioni che il database deve gestire richiede
potenza e velocita' di elaborazione, elementi importanti per consentire
di analizzare i dati, al fine di ottenere un supporto concreto alle decisioni
strategiche del top management.
ARCA Evolution sfrutta appieno le funzionalita' di data warehousing
messe a disposizione da Microsoft:
- servizi di trasformazione dati (DTS) da più fonti eterogenee sia in
modo interattivo che automatico
- servizi OLAP che consentono analisi rapide ed efficienti sulle informazioni
diversamente aggregabili del data warehousing
- servizi Pivot Table complementari rispetto ai servizi OLAP che garantiscono
funzionalita' di caching dei dati, query in memoria ed analisi dei
cubi
- Elevata integrazione con Office, possibilita' di formulare statistiche
con applicazioni desktop più familiari.
Altre
Caratteristiche
Processi Aziendali
Grazie alla sua integrabilita' ed alle più avanzate logiche funzionali
orientate al supporto decisionale, ARCA Evolution e' in grado di gestire
in modo esaustivo le seguenti aree aziendali amministrazione, controllo
di gestione, approvvigionamenti, commerciale e gestione agenti, magazzino,
pianificazione e rilevazione dei consuntivi di produzione. Tutte le funzioni
aziendali vanno ricondotte ad un unico quadro gestionale integrato, inteso
come strumento orientato al supply chain management, al customer relationship
management e nello stesso tempo alla business intelligence.
Archiviazione Documentale Integrata
Con ARCA Evolution e' possibile associare un documento cartaceo, acquisito
a mezzo scanner o fax, direttamente alle funzioni gestionali. Da diversi
anni si parla di archiviazione elettronica dei documenti e sono molte
le aziende che hanno introdotto tecnologie hardware e software per convertire
l'archivio cartaceo in immagini digitali facili da ricercare e da
distribuire. I vantaggi offerti dal sistema di archiviazione documentale
sono molteplici: risparmio di tempo nella ricerca di un documento (in
pochi secondi e' possibile recuperare documenti tra svariate migliaia
di immagini inserite); semplicita' di distribuzione dei documenti
ad altri utenti; sicurezza e congruenza delle informazioni presenti in
archivio.
Con un archivio digitale le informazioni sono gestite in modo veloce,
sicuro e organizzato.
La peculiarita' introdotta nel modulo di archiviazione documentale
presente in ARCA Evolution evidenzia ancora una volta la completa integrazione
alle funzioni gestionali.
Con ARCA Evolution, mediante l'uso di periferiche scanner, l'operatore
infatti acquisisce i documenti direttamente dal gestionale. Per esempio
al movimento contabile di registrazione di una fattura d'acquisto
si possono associare i documenti relativi come la fattura cartacea del
fornitore, i solleciti ricevuti, ecc..
Durante il processo di acquisizione dati, il sistema provvede a creare
in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento
del documento stesso, una volta archiviato. La funzione di acquisizione
da scanner e' abilitata nei punti più strategici del gestionale: nella
registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (es,
ordine cliente, ordine fornitore, ecc), nelle anagrafiche cliente e fornitore.
La procedura e' abilitata automaticamente con un messaggio di richiesta
del tipo Vuoi attivare l'archiviazione documentale?. Confermando la
richiesta si apre una finestra, nella quale, con un clic del mouse, si
abilita la lettura dallo scanner con relativa archiviazione automatica
del documento. In pochi secondi il sistema acquisisce il documento e associa
le informazioni gestionali relative, per unire in forma logica il documento
ad un movimento contabile.
Il modulo di archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli
utenti che utilizzano ARCA Evolution. La possibilita' di vedere immediatamente
dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati
consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualita'
del lavoro.
ARCA Evolution e i Servizi Web
Internet ha condizionato radicalmente il settore dell'Information
Technology. oggi qualsiasi produttore di software progetta soluzioni in
grado di sfruttare le potenzialita' offerte dalla rete telematica
Internet. I vantaggi che Internet offre alle aziende sono innumerevoli
e in continua evoluzione. Artel ha colto da subito le possibilita'
offerte dalla tecnologia Internet e in questa direzione ha sviluppato
il modulo di gestione ordini da Web integrato con ARCA Evolution. Il modulo
e' adatto a tutte le realta' commerciali che necessitano di ricevere
quotidianamente gli ordini dalla rete di vendita costituita da agenti
o direttamente dai propri clienti.
Con questa funzione l'azienda puo' espandersi e operare con reti
commerciali presenti in diverse aree geografiche (province, regioni, nazioni)
senza temere l'impatto sui costi di comunicazione. La semplicita'
d'uso del software rende l'applicazione alquanto intuitiva e adatta
per qualsiasi tipo di utente. Per sfruttare la procedura all'agente/cliente
si richiede un normale collegamento Internet. Selezionando poi l'indirizzo
dell'applicazione l'utente deve identificarsi con login e password.
Anche in questo caso e' necessario proteggere le informazioni permettendo
l'accesso esclusivamente agli utenti registrati e in possesso dei
diritti di consultazione. La procedura prevede diversi livelli d protezione
per esempio un agente puo' consultare le anagrafiche limitatamente
ai propri clienti, mentre il responsabile commerciale potra' verificare
la situazione vendite per tutti gli agenti.
La struttura del modulo si compone di due parti l'applicazione Web,
ospitata presso i server di Artel, e il modulo di ARCA Professional installato
in azienda. I due componenti interagiscono automaticamente per pubblicare
su Internet i dati aggiornati e prelevare gli ordini acquisiti dagli agenti.
L'agente/cliente puo' ricercare gli articoli per codice, per descrizione,
per famiglia, per marca ecc.. Il caricamento dell'ordine avviene con
poche selezioni; al termine e' proposto un riepilogo di quanto inserito.
A questo punto si puo' ancora intervenire per eventuali modifiche
variare le quantita', rimuovere alcuni articoli, inserire altri articoli,
ecc..
Gli ordini raccolti nel server Artel sono successivamente scaricati dal
programma presente in ditta e inseriti automaticamente nel data base centrale
dell'azienda. Prima di procedere alla conferma degli ordini acquisisti
da Internet l'operatore puo' controllare, apportare modifiche
e infine confermare il tutto per le successive elaborazioni gestionali.
Il risparmio di tempo, ottenuto con il modulo Web di acquisizione degli
ordini, e' particolarmente significativo ed e' importante sottolineare
che con tale procedura si evitano i tipici errori di digitazione con le
relative conseguenze in termini di qualita' e di velocita' del
lavoro. Tutto il sistema opera con dati strutturati e legati in modo logico
sono a questo proposito attivati dei controlli per escludere inserimenti
anomali o non autorizzati.
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